We współczesnym świecie zdominowanym przez nowoczesne technologie, systemy ERP stanowią centrum dowodzenia dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstw.
ERP to skrót od Enterprise Resource Planning, ale nawet jego pełna nazwa nie rzuca zbyt wiele światła na to, czym jest takie oprogramowanie i jaką spełnia rolę. W uproszczeniu system ERP obsługuje najważniejsze wewnętrzne operacje firmy. Biorąc pod uwagę szerokie spektrum funkcjonalności oraz integralność danych, które oferują, te kompleksowe systemy niejednokrotnie tworzą rdzeń operacyjny organizacji. Implementując strategię zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, ERP automatyzuje procesy biznesowe, wyłaniając się jako kluczowy element wsparcia decyzyjnego na wszystkich szczeblach.
W tym artykule wyjaśniamy jak działają tego typu systemy informatyczne oraz jakie mają znaczenie w firmach i ich główne wady oraz zalety.
Czym jest system ERP?
Kiedy szukasz „ERP” w Internecie, sama ilość pojawiających się informacji może być przytłaczająca, nie wspominając o tym, że może być nieco zagmatwana. Każda witryna internetowa ma własną definicję ERP i wydaje się, że jedno wdrożenie takiego oprogramowania może być zupełnie inne niż inne wdrożenie systemu. Różnice te podkreślają jednak elastyczność, dzięki której program do zarządzania firmą może stać się tak potężnym narzędziem biznesowym.
Aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób rozwiązania ERP mogą przekształcić Twoją firmę, warto lepiej zrozumieć, czym właściwie jest oprogramowanie do zarządzania firmą i jak działa. Jest to skrót od angielskiego Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa. Oznacza to, że oprogramowanie to dba o najważniejsze wewnętrzne operacje firmy, takie jak operacje związane z wydatkami, sprzedażą, klientami lub zapasami.
Oprogramowanie ERP zazwyczaj oferuje zintegrowane rozwiązania w postaci modułów lub funkcjonalności, które umożliwiają scentralizowanie wszystkich informacji firmy w jednej i bezpiecznej bazie danych. Początkowo wdrożenie oprogramowania ERP było dużą inwestycją czasu i pieniędzy, na którą mogły sobie pozwolić tylko duże firmy, ale poprawiło to produktywność nawet o 50%. Dzięki nowym technologiom stworzono rozwiązania w chmurze, które pozwoliły obniżyć koszty, każda firma może korzystać z oprogramowania ERP lub oprogramowania do zarządzania dla MŚP, aby poprawić swoją produktywność. Jednym z takich rozwiązań jest oprogramowanie Comarch ERP Optima, którego wersję online możecie zamówić łatwo poprzez sklep https://optima-sklep.pl/
Krótka historia ERP
Termin ERP został wprowadzony przez firmę Gartner w 1990 roku, ale jego korzenie sięgają lat 60. W tym czasie koncepcja ta była związana z zarządzaniem zapasami i zarządzaniem w przemyśle wytwórczym. Inżynier oprogramowania stworzył program do monitorowania zapasów, dostosowywania bilansu i raportowania stanu. W latach 70. przekształciło się to w system planowania zapotrzebowania na materiały (MRP) do planowania procesów produkcyjnych.
W latach 80-tych MRP zaczęło obejmować więcej procesów produkcyjnych, co skłoniło wielu do nazwania go MRP-II lub Manufacturing Resource Planning. Do 1990 roku systemy te rozszerzyły się poza kontrolę zapasów i inne procesy operacyjne na inne funkcje zaplecza, takie jak księgowość oraz zasoby ludzkie, przygotowując grunt pod ERP, jakie znamy.
Zalety systemu ERP
ERP oferuje głównie następujące korzyści:
- Scentralizowane i identyfikowalne informacje. Pozwala to firmie uniknąć utraty ważnych informacji.
- Zintegrowane, scentralizowane zarządzanie. Każdy członek firmy może korzystać z tego samego systemu ERP do codziennego zarządzania.
- Automatyzacja powtarzalnych zadań i procesów.
Podsumowując wszystkie powyższe, uzyskamy główną korzyść, jaką jest oszczędność czasu, kosztów i wzrost produktywności. Ponadto, pozwala to również menedżerom na podejmowanie lepszych decyzji dzięki scentralizowaniu wszystkich informacji i przejrzystym raportom dotyczącym dowolnego obszaru firmy.
Wady oprogramowania ERP
Systemy ERP mają dwa główne problemy i wady. Pierwszym z nich jest cena, ponieważ jeśli firma potrzebuje oprogramowania, które można dostosować do 100% swoich potrzeb, będzie to wiązało się z wyższymi kosztami. Na szczęście oprogramowanie ERP jest zaprojektowane tak, aby każda firma mogła z niego korzystać bez pomijania żadnej ważnej funkcji, więc odsetek firm, które potrzebują oprogramowania ERP na zamówienie, maleje i prawie nie istnieje.
Drugą wadą ERP jest jego wdrożenie, które zajmie mniej lub więcej czasu w zależności od adaptacji pracowników do porzucenia poprzedniego systemu zarządzania (papier, excel, word…) i przeniesienia wszystkich informacji do ERP w wersji mobilnej lub komputerowej.
Chociaż prawdą jest, że obecna cena oprogramowania ERP jest przystępna dla większości firm, ponieważ znacznie spadła w ciągu ostatnich 20 lat. Największym wyzwaniem jest wdrożenie, które może prowadzić do utraty informacji i opóźnień w firmie. Aby temu przeciwdziałać, systemy ERP zwykle pomagają firmom uprościć korzystanie z ERP w jak najkrótszym czasie.
Rodzaje firm, które potrzebują ERP
Oprogramowanie, które optymalizuje wszystkie zasoby firmy, jest niezbędne niezależnie od jej wielkości i roli.
Przedsiębiorstwa produkcyjne
Producentów różnych branż charakteryzuje często złożoność procesów, która wymaga precyzyjnej koordynacji i kontroli. Systemy ERP umożliwiają efektywne zarządzanie procesami produkcyjnymi, kontrolę nad zapasami i dostawami, a także analizę danych produkcyjnych.
Handel i dystrybucja
Firmy zajmujące się handlem i dystrybucją korzystają z ERP w celu optymalizacji logistyki, zarządzania łańcuchem dostaw, a także efektywnego zarządzania magazynem i zapasami.
Usługi
Przedsiębiorstwa usługowe, zwłaszcza te działające w obszarze finansów, konsultingu czy IT, mogą wykorzystać ERP do automatyzacji procesów biznesowych, zarządzania relacjami z klientami oraz lepszego przetwarzania i analizy danych.
Sektory zdrowotny i edukacyjny
Jednostki sektora zdrowotnego oraz edukacyjnego mogą czerpać korzyści z ERP przez centralizację danych pacjentów/studentów, zarządzania zasobami czy planowania zasobów ludzkich.
Branża budowlana
Firmy budowlane mogą skorzystać na zarządzaniu projektami, kosztorysowaniu oraz planowaniu zasobów poprzez zintegrowane rozwiązania systemów ERP.
Przemysł chemiczny i farmaceutyczny
W tych branżach ERP wspiera przestrzeganie przepisów prawnych, zarządzania jakością oraz śledzenia lotów produktów, co jest kluczowe dla bezpieczeństwa i jakości.
Organizacje Non-Profit
Choć mogą być nieco nietypowym przykładem, organizacje non-profit również mogą korzystać z do zarządzania finansami, projektami czy komunikacją z wolontariuszami i darczyńcami.
Branża technologiczna i IT
Oferując wsparcie w zakresie zarządzania projektami, zasobami ludzkimi oraz finansami, system do zarządzania przedsiębiorstwem jest nieocenionym narzędziem dla dynamicznie rozwijających się firm technologicznych.
Branża turystyczna
Firmy działające w sektorze turystycznym mogą z powodzeniem wykorzystać systemy ERP do zarządzania rezerwacjami, obsługą klienta, a także logistyką i planowaniem.
Sektor energetyczny
W branży energetycznej system do zarządzania przedsiębiorstwem umożliwia monitorowanie i zarządzanie zużyciem energii, zarządzanie zasobami, a także przewidywanie trendów i analizę danych.
Zastosowania systemów ERP są szerokie i różnorodne, adaptując się do specyfiki i potrzeb różnych branż. Kluczem jest identyfikacja problemów i wyzwań, przed którymi stoi organizacja, a następnie skonfigurowanie systemu ERP tak, aby jak najlepiej odpowiadał na te wyzwania i wspierał osiąganie celów biznesowych.
System do zarządzania przedsiębiorstwem synchronizuje raportowanie i automatyzację
Oprogramowanie ERP zapewnia również pewien stopień synchronizacji raportów i automatyzacji. Niektóre rozwiązania ERP zmuszają pracowników do utrzymywania oddzielnych baz danych i arkuszy kalkulacyjnych, które muszą być ręcznie łączone w celu generowania raportów. Na przykład, automatycznie przekazując zamówienia sprzedaży do systemu finansowego bez ręcznego wprowadzania danych, zarządzanie zamówieniami może przetwarzać zamówienia szybciej i dokładniej, a dział finansowy może szybciej zamknąć księgi rachunkowe. Inne popularne funkcje system do zarządzania przedsiębiorstwem obejmują portal lub pulpit nawigacyjny, aby umożliwić pracownikom szybkie zrozumienie wyników firmy w zakresie kluczowych wskaźników.
ERP integruje procesy między funkcjami biznesowymi
Aby odpowiedzieć sobie na pytanie z tytułu artykułu czyli “Co to jest system ERP?” należy cofnąć się o krok i pomyśleć o wszystkich różnych procesach, które są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej, w tym o zarządzaniu zapasami i zamówieniami, księgowości, zasobach ludzkich, zarządzaniu relacjami z klientami (CRM) i nie tylko. Na najbardziej podstawowym poziomie oprogramowanie ERP integruje te różne funkcje w jeden kompletny system w celu usprawnienia procesów i informacji w całej organizacji.
Główną cechą wszystkich systemów ERP jest wspólna baza danych, która obsługuje wiele funkcji wykorzystywanych przez różne jednostki biznesowe. W praktyce oznacza to, że pracownicy różnych działów – na przykład księgowości i sprzedaży – mogą polegać na tych samych informacjach dla swoich konkretnych potrzeb. Jeśli potrzebujesz oprogramowania klasy ERP, które spełni wszystkie Twoje potrzeby to warto zapoznać się z możliwościami systemu Comarch ERP Optima. Możecie już teraz przeczytać więcej na temat tego systemu lub przetestować bezpłatne demo poprzez stronę https://optima-demo.com.pl/
Artykuł sponsorowany
